Trier et ranger ses documents administratifs

Une maison bien rangée, c'est un ménage qui n'en sera que plus efficace !

Nous en avons tous fait l’expérience, on repousse parfois de longues semaines avant de s’attaquer au rangement / tri des papiers mais dès lors que cette tâche ingrate est achevée, on éprouve un vrai plaisir. Alors pour les adeptes (ou pas) de la procrastination, MERCI+ aborde le sujet du rangement des papiers. Gain de place, facilité à nettoyer, plaisir de retrouver rapidement un document, les bénéfices sont nombreux. Suivez le guide.

Bien s’organiser : faire le « grand tri » dans ses papiers

tri papiers administratifs

L’étape numéro 1 avant de ranger ses papiers, c’est le tri. Commencez par vous installer dans une pièce calme, bien éclairée et spacieuse pour pouvoir disposer vos papiers. Pensez à effectuer ce tri en début de journée, car cela peut durer plusieurs heures... !

Ensuite, faites deux piles dans vos papiers : ceux à conserver et ceux à jeter.

Parmi les documents dont vous pouvez vous débarrasser sans scrupule, vous pourrez commencer par les enveloppes vides, publicités que vous aviez gardé au cas où, des photocopies dont vous n’avez plus l’utilité, et les documents obsolètes, dont la durée de conservation est dépassée.

Pour ces derniers, un petit tour sur le site du service public vous permettra de connaître la durée légale de conservation d’un document. Nous avons sélectionné ici quelques exemples :

- Contrat d’assurance, quittances, preuves du règlement, courrier de résiliation : date du document (ou durée du contrat) + 2 ans

- Déclaration de revenus + avis d’imposition sur le revenu : 3 ans à partir de l’année qui suit l’année d’imposition

- Contrat de prêt bancaire : 2 ans à partir de la dernière échéance

- Factures d’eau, d’électricité ou de gaz pour votre logement : 5 ans

- Fiches de paie : à conserver à vie. Si vous en avez égaré, le site du service public vous donne des astuces pour vous en procurer de nouvelles.

tri documents administratifs

Une fois que vous aurez procédé à l’élimination des documents inutiles ou obsolètes, vous pourrez passer à l’étape du tri. Comment trier ses documents administratifs, voici quelques bons exemples de catégories à utiliser :

- Les papiers relatifs à l’emploi et à la retraite : fiches de paie, contrats de travail

- Les diplômes et attestations de formation.

- Les abonnements et factures (eau, électricité, gaz, internet, téléphonie, électro-ménager etc.)

- Les papiers liés au logement : achat ou location

- Les papiers liés aux impôts : sur le revenu, locaux

- Les papiers liés à la santé : mutuelles, examens médicaux, sécurité sociale

- Les papiers bancaires et/ou prêts

- Le livret de famille, les photocopie des cartes d’identité, passeports

- Etc.

Où ranger ses papiers et comment ?

comment ranger documents administratifs

Le tri est fait, vos papiers n’attendent qu’à être rangés ?

Cette étape est indispensable. En vous assurant que tout est à sa place, elle vous fera gagner un temps précieux. Gageons même que vous éprouverez une certaine satisfaction après avoir ainsi fait place nette sur votre bureau, dans vos étagères où sur le meuble de l’entrée.

Pour réussir cette étape voici quelques conseils :

- Conseil numéro 1 : Rassembler les papiers au même endroit. 

- Conseil numéro 2 : Dès que vous recevez de nouveaux papiers et que vous les avez traités, rangez-les immédiatement !

- Conseil numéro 3 : Jouer sur la déco : Si vous manquez de place et que vos documents doivent être stockés dans votre entrée, un couloir ou une pièce à vivre : faites-vous plaisir en joignant l’utile à l’agréable, le fonctionnel à l’esthétique : petits meubles à tiroir, boîtes en bois ou en métal, boites en carton personnalisées…

N’hésitez pas à mettre en place un système de code couleurs mais aussi à inscrire les informations comme les noms, les dates, la « catégorie » des documents de façon visible.

- Conseil numéro 4 : Prévoyez des rangements à part pour vos enfants : vous leur donnerez lorsqu’ils quitteront le nid !

Le numérique : sécurité et gain de place

documents administratifs stockage numerique

A l’ère du numérique, la plupart des services publics marchands (Finances Publiques, mutuelles etc. ) ont dématérialisé leurs documents. Ceux-ci sont envoyés sous forme de fichiers PDF ou mis à disposition dans un espace personnel en ligne.

Si vous souhaitez rassembler vos documents (sans avoir à vous rendre sur le site internet de chaque organisme) vous avez la possibilité de les télécharger pour les classer dans vos ordinateurs.

La bonne idée : si vous combinez des supports papier et des supports numériques, utilisez les mêmes noms de dossiers pour votre ordinateur que celui de vos classeurs physiques.

Peut-être préférez-vous passer au « tout numérique » ? Dans ce cas, il vous faudra prévoir un temps pour scanner chacun de vos documents.

Un des avantages de la dématérialisation est de vous prémunir contre la perte de vos documents (vol, incendie, dégâts des eaux). 

Le choix du mode de stockage est alors déterminant. Plusieurs possibilités s'offrent à vous :

- Sur votre ordinateur (Dans des dossiers bien organisés). Il y a toutefois un risque en cas de panne grave ou perte de votre ordinateur,

- Sur un disque dur externe,

- Via un système de stockage numérique en ligne : il en existe plusieurs, comme Drive de Google (il suffit d'avoir un compte Google), Dropbox. Ceci dit, ils sont gratuits donc non protégés,

- Via un « coffre-fort numérique », c'est à dire un « cloud » (un espace de stockage crypté) protégé et sécurisé pour conserver tous vos documents. A noter : ces services sont payants.

bureau documents administratifs personnels

Vous l'aurez compris, le tri et le rangement de vos papiers c’est un vrai investissement qui vous fera gagner du temps, de la place tout en facilitant l’entretien de votre maison.

Vous pourrez vous dégagez-vous encore plus de temps en faisant appel à une femme de ménage MERCI+. Elle s'occupera de nettoyer et entretenir votre maison/appartement. Le rangement méthodique auquel vous aurez procédé garantira un ménage d'autant plus efficace : quel plaisir de retrouver sa maison propre et rangée ! Vous souhaitez en savoir plus sur nos services, n’hésitez pas à vous rendre sur notre site ou à nous contacter au 05 81 330 528.

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